ZALASZENTGYÖRGYI
KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL
ÜGYRENDJE
Szám: Z/280-2/2013.
I.
A közös hivatal jogállása
1) A közös hivatal végzi Zalaszentgyörgy, Babosdöbréte, Böde, Hottó, Kávás, Zalaboldogfa községek közigazgatási területéhez tartozó önkormányzati és államigazgatási ügyek intézését.
A közös hivatal jogszabályban biztosított önálló hatáskörrel, hatósági jogkörrel rendelkező, önálló jogi személy, amelynek nevében kötelezettséget a jegyző vállalhat.
Feladatait a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény, a közös hivatal szervezeti és működés szabályzata valamint más jogszabályok tartalmazzák. A közös hivatal fenntartását az érintett képviselő-testületek a közös hivatal létrehozásáról és fenntartásáról szóló megállapodásban rögzítettek szerint biztosítják; a működésének ellenőrzését, a feladatok egyeztetését az érdekelt községek polgármesterei együttesen végzik.
2) A közös önkormányzati hivatal neve: Zalaszentgyörgyi Közös Önkormányzati Hivatal
3) A közös önkormányzati hivatal bélyegzői:
- Körbélyegző Magyarország címerével, a címer körül megjelölve: „Zalaszentgyörgyi Közös Önkormányzati Hivatal”
- Téglalap alakú fejbélyegző, amelynek felirata:
„Zalaszentgyörgyi Közös Önkormányzati Hivatal
8994 Zalaszentgyörgy Kossuth út 72.
Tel: 92/460-040, fax: 92/560-059
Email: Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.”
„Zalaszentgyörgyi Közös Önkormányzati Hivatal
Babosdöbrétei Kirendeltsége
8983 Babosdöbréte Kossuth L. u. 6.
Tel/fax: 92/707-562
Email: Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.”
4) A közös önkormányzati hivatal székhelye: 8994 Zalaszentgyörgy Kossuth út 72.
5) A közös hivatal illetékességi területe Zalaszentgyörgy, Babosdöbréte, Böde, Hottó, Kávás és Zalaboldogfa községek közigazgatási területére terjed ki.
II.
A közös hivatal vezetése, irányítása
1) A közös hivatal egyszemélyi felelős vezetője a jegyző, aki szakmailag felelős a közös hivatal működéséért. Tevékenysége során felelős a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő, törvényes, szakszerű, pártatlan, igazságos, színvonalas ügyintézés ellátásáért.
2) A közös hivatal dolgozói felett a munkáltatói jogokat (kinevezés, vezetői megbízás adása, felmentés, vezetői megbízás visszavonása, az összeférhetetlenség megállapítása, fegyelmi eljárás megindítása, a fegyelmi büntetés kiszabása, valamint az egyéb munkáltatói jogok) a jegyző gyakorolja. A polgármesterek egyetértése szükséges a közös önkormányzati hivatal köztisztviselőjének, alkalmazottjának kinevezéséhez, bérezéséhez, felmentéséhez és jutalmazásához. A polgármesterek ezen egyetértési jogukat az érintett jogot vagy kötelezettséget keletkeztető iraton történő aláírásukkal (szignójukkal) gyakorolják.
3) A jegyző a közös hivatal dolgozóinak szükség szerint munkaértekezletet tart. A munkaértekezleten kerül sor a feladatok meghatározására, azok végrehajtásának számonkérésére.
4) A jegyzőt távolléte vagy akadályoztatása esetén az aljegyző helyettesíti. Amennyiben az aljegyzői állás nincs betöltve, vagy akadályoztatott az esetben a jegyzőt a közös hivatal gazdasági vezetője helyettesíti. Helyettesi minőségükben felelősek a jegyzőnek, a képviselő-testületeknek és a polgármestereknek.
III.
Hivatali szervezet
1) A közös hivatal belső szervezeti rendje egységes, csoportokra nem oszlik.
A közös hivatal létszáma:
- 1 fő jegyző
- 1 fő aljegyző illetve kirendeltség vezető
- 6 fő ügyintéző, melyből 1 fő munkavégzésének helye heti 20-20 órában a székhelyen illetve a kirendeltségen történik.
- 1 fő 0,25 arányú részmunkaidős MT hatálya alá tartozó takarító
Takarító kivételével valamennyi alkalmazott közszolgálati jogviszonyban, teljes munkaidőben foglalkoztatott
A kisegítő feladatokat az önkormányzatok saját foglalkoztatású dolgozóikkal, a polgármester által meghatározott munkakörben végeztetik el.
2) Munkakörök:
A hivatali szervezet munkarendi alapegységei a munkakörök. A munkakörök ellátására vonatkozó előírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák. Az ügyintézők feladataikat a munkaköri leírás és a jegyző utasításai szerint végzik. A munkaköri leírásokat a jegyző készíti el, tudomásul vételét a munkakört betöltő dolgozó aláírásával igazolja. A jegyző munkaköri leírását a székhely település polgármestere készíti el.
3) A közös hivatal munkarendje:
Zalaszentgyörgy községben lévő székhelyen:
Hétfőtől csütörtökig: 8,00 órától 16,30 óráig
Pénteken: 8,00 órától 14,00 óráig.
Babosdöbréte községben lévő Kirendeltségen:
Hétfőtől csütörtökig: 7,30 órától 16,00 óráig
Pénteken: 7,30 órától 13,30 óráig.
Az ebédszünet 30 perces, melyet 11.45 – 12. 30 óra között kell kivenni.
A közös hivatal dolgozói a munkanapjaikról jelenléti ívet kötelesek vezetni.
4) A közös hivatal ügyfélfogadási rendje:
SZMSZ-ben meghatározottak szerint
A helyi önkormányzati képviselőket, valamint az önkormányzatok intézményeinek vezetőit soron kívül, munkaidőben bármikor fogadni kell.
A házasságkötések és egyéb anyakönyvi rendezvények biztosításáról szombaton, vagy igény szerint és jegyzői engedéllyel vasárnap, illetve hétköznap munkaidőn túl is gondoskodni kell.
5) A jegyző ügyfélfogadásának rendje:
SZMSZ-ben meghatározottak szerint
6) A szabadságolások rendje:
A közös hivatal zavartalan működésének biztosítása érdekében a szabadságok kivételét szabadságolási terv segítségével kell megtervezni. Lehetőség szerint törekedni kell arra, hogy a dolgozók a megfelelő regenerálódásuk érdekében a nyári hónapokban egybefüggően legalább egy, de lehetőség szerint több hét szabadságot vegyenek ki. A szabadságolási tervben nem tervezett vagy a tervtől eltérő időpontban kivenni kívánt szabadságolási szándékot 5 nappal előre kell jelezni a jegyzőnek. Egyedi sürgős esetben a szándék a megelőző napon is jelezhető.
Az éves rendes és rendkívüli szabadságokról nyilvántartást kell vezetni, illetve a szabadságon töltött napokat a jelenléti íven is fel kell tüntetni.
7) A munkahelyet munkaidő alatt a dolgozók csak a jegyző engedélyével hagyhatják el.
IV.
A közös hivatal feladatai
A közös hivatal a helyi önkormányzatok működésével, az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos, valamint a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvényben meghatározott feladatokat látja el. Ennek keretében:
a) Ellátja a testületi szervekhez (képviselő-testület, bizottság) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit a polgármesterek irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett:
- szakmailag előkészíti a rendelet-tervezeteket, az előterjesztéseket, a határozati javaslatokat, valamint folyamatosan vizsgálja a törvényességet,
- nyilvántartja a döntéseket,
- szervezi a döntések végrehajtását, a végrehajtás ellenőrzését,
- ellátja a testületi szervek munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat,
- tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezések megvalósítási lehetőségéről.
b) Segíti a képviselők munkáját:
- elősegíti a képviselők jogainak gyakorlását,
- köteles részükre a szükséges felvilágosítást megadni.
c) A polgármesterek, alpolgármesterek munkájával kapcsolatban:
- döntéseket készít elő, szervezi a döntések végrehajtását,
- nyilvántartja a polgármesterek döntéseit.
d) A közös hivatal az önkormányzatok intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenőrzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítő tevékenységet nyújt.
e) A közös hivatal a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás ellenőrzési feladatainak körében ellátja:
- az intézményi tervezés, a beszámoltatás, az intézményi gazdálkodás irányítását,
- a beruházások, felújítások előkészítését, lebonyolítását,
- a belső gazdálkodás szervezését, a belső létszám- és bérgazdálkodást, az intézményi pénzellátást,
- a költségvetési intézmények ellenőrzését, az intézmények számviteli munkájának irányítását,
- az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat.
f) A közös hivatal közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, más államigazgatási, önkormányzati, hivatali szervekkel való kapcsolattartásban.
g) A közös hivatal működés-technikai feltételeket biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, az irattárazást.
V.
A kiadmányozás rendje
1) A közös hivatal ügyeiben általános kiadmányozási joga a jegyzőnek van. A kiadmányozási jog gyakorlásának részletes feltételeiről a jegyző külön szabályzatban rendelkezik.
2) Az önkormányzatok ügyeiben általános kiadmányozási joga a polgármestereknek van. A kiadmányozási jog gyakorlásának részletes feltételeiről a polgármesterek külön szabályzatban rendelkeznek.
VI.
Pénzgazdálkodási- és gazdálkodást lebonyolító feladatok
1) Kötelezettségvállalás:
A kötelezettségvállalás gyakorlati esetein a következőket kell érteni:
- megrendelés (bármely áruszállításra, szolgáltatásra, felújítási, karbantartási munkára),
- szállítási szerződés,
- alkalmazási, átsorolási ügyiratok,
- tanulmányi szerződések,
- követelés előírása,
- az önkormányzat és az intézmények kezelésében és tulajdonában lévő bármely eszközben bekövetkezett változást eredményező intézkedés (állóeszközök átadása-átvétele, ingatlanok bontása, területek hasznosítása, stb.),
- együttműködési megállapodások, társulások, alapítványok esetében pénzeszközök átadása, átvétele,
- minden egyéb olyan, akár hatósági intézkedést is, amelynek következtében a kezelt vagyon mérlegszemléletű állapotában, akár eszköz, akár forrás oldalon változással jár.
Zalaszentgyörgy, Babosdöbréte, Böde, Hottó, Kávás, Zalaboldogfa Községi Önkormányzatok:
Kötelezettségvállalási jogköre a polgármesternek van. A kötelezettségvállalás csak a gazdasági vezető ellenjegyzése mellett jogszerű, az együttes jogvédelem érvényesítése érdekében.
Közös hivatal:
A kötelezettségvállalási jogkör a jegyzőt illeti meg. A kirendeltség dologi kiadásai tekintetében kötelezettségvállalási jogköre az aljegyzőnek van. A gazdasági vezető ellenjegyzésének minden esetben meg kell történnie a kötelezettségvállalással egy időben, az együttes jogvédelem érvényesítése érdekében.
A kötelezettség vállalás és az ellenjegyzés ellátásának részletes szabályait a közös hivatal és az egyes önkormányzatok számviteli politikája tartalmazza.
2) Érvényesítés:
A kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt az okmányok alapján igazolni és ellenőrizni kell azok jogosságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét.
Az érvényesítés előtt szükség esetén szakértő felülvizsgálatot köteles végrehajtani és azután kerülhet sor az érvényesítésre.
Az érvényesítés tehát a tényleges tény vagy eszközmozgás elrendelésének közvetlenül megelőző mozzanata.
Az érvényesítési feladatok ellátásának részletes szabályait a közös hivatal és az egyes önkormányzatok számviteli politikája tartalmazza.
3) Utalványozás:
A kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére (utalványozás):
- Zalaszentgyörgy, Babosdöbréte, Böde, Hottó, Kávás és Zalaboldogfa Községi Önkormányzatok esetében a polgármesterek jogosultak (polgármestert illető elrendelés esetén az alpolgármesterek),
- a közös hivatal esetében a jegyző jogosult (jegyzőt illető elrendelés esetén a székhely település polgármestere). A kirendeltség dologi kiadásai tekintetében utalványozási jogköre az aljegyzőnek van.
Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, vagy külön írásbeli rendelkezés alapján lehet.
Az ellenjegyző amennyiben az utalvány rendelkezéseivel nem ért egyet, az „ellenjegyzés utasításra történt” záradékkal kell ellátni.
A kötelezettségvállalás, illetve az utalványozás ellenjegyzőjét – kivéve az utasításra történő ellenjegyzés esetét – a kötelezettségvállalóval, illetőleg az utalványozóval együttes felelősség terheli.
Az utalványozási feladatok ellátásának részletes szabályait a közös hivatal és az egyes önkormányzatok számviteli politikája tartalmazza.
VII.
A közös hivatal működésével kapcsolatos egyéb szabályok
1) A feladatellátás általános elvei:
a) A dolgozó köteles betartani a jogszabályi rendelkezéseket, a jegyző utasításait és az ügyintézési határidőket.
b) A dolgozó köteles a munkakörébe tartozó munkát képességei teljes kifejtésével és elvárható szakértelemmel, gondossággal végezni, a titoktartásra vonatkozó szabályokat betartani.
c) Köteles megtagadni a dolgozó a nem illetékestől származó, vagy csak bűncselekmény útján teljesíthető utasításokat.
d) A jogszabályellenes utasításra a dolgozó köteles észrevételt tenni, és amennyiben az nem vezet eredményre, észrevételt tehet a felettes szervnél.
e) A dolgozó a hivatalban lévő tárgyak, iratok védelméről, azok megőrzéséről gondoskodni köteles.
f) A hivatal telefonját csak hivatali használatra lehet igénybe venni, magánügyben – nem rendszeres jelleggel – csak a jegyző engedélyével használható, ellenkező esetben a dolgozó a részletező számla alapján a telefondíj megtérítésére kötelezhető.
g) A dolgozók a munkavégzés helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, zavarairól a jegyzőt tájékoztatni kötelesek.
2) A helyettesítés:
a) A dolgozók a rendes szabadságok időtartama alatt kötelesek a munkaköri leírásukban megnevezett, vagy ha az nincs nevesítve, akkor a jegyző által megjelölt munkatársaikat helyettesíteni.
b) Az egyéb helyettesítést a jegyző rendeli el.
c) A jegyző tartós akadályoztatása (pl. betegség, fizetés nélküli szabadság) esetén a közös hivatal szervezeti és működési szabályzatában foglaltak az irányadók.
3) A bélyegzők használata:
A közös hivatal által használt bélyegzőkről külön nyilvántartást szükséges vezetni, amelynek az alábbiakat kell tartalmaznia:
- sorszám,
- bélyegző lenyomata,
- bélyegző kiadásának napja,
- bélyegzőt őrző, illetőleg használatára jogosult dolgozó neve,
- átvételt igazoló aláírás.
A bélyegzők használatára a nyilvántartásban meghatározott dolgozók jogosultak munkajogi, polgárjogi és büntetőjogi felelősség mellett.
4) Iktatás:
A közös hivatalnak címzett küldeményeket a jegyző, a kirendeltségen az aljegyző, az önkormányzatoknak címzett küldeményeket a polgármesterek vagy az általuk meghatalmazott személy(ek) bontják fel.
Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani a névre szóló küldeményeket, az sk. felbontásra szóló küldeményeket, és azokat a küldeményeket, melyekre vonatkozóan a jegyző utasítást ad.
Az ügyiratok szignálását a jegyző, a Kirendeltségnél az aljegyző végzi, és adja le iktatásra minden munkanap 11.00 óráig, pénteken 10.30 óráig.
Az érkeztetést a beérkezés napján, az a szignálást követően 14.00 óráig, pénteken 12.00 óráig kell elvégezni, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni.
A nyilvántartásba vétel után az iratot az ügyintézőhöz kell továbbítani a tárgynapon 15.00 óráig, pénteken 13.00 óráig.
Az ügyiratokat aláírásra munkanaponként 12.30 – 14.00, pénteken 11.00 – 12. 30 között kell a kiadmányozásra jogosult részére aláírás végett leadni.
A kézbesítésre előkészített küldeményeket az ezzel megbízott ügyintéző minden munkanap a mozgópostai szolgálatnál adja fel.
VIII.
A dolgozók továbbképzése, képzése
1) A közös hivatal dolgozói a különböző szervezetek, elsősorban a Zala Megyei Kormányhivatal, a Magyar Államkincstár Zala Megyei Igazgatósága által szervezett továbbképzéseken vesznek részt a jegyző engedélyével vagy utasítására. A jegyző részvételét a székhely település polgármestere engedélyezi.
2) A fontosabb, új, illetve változó jogszabályok értelmezésére a jegyző szükség szerint munkahelyi képzést szervez.
3) A közös hivatal ügyintézőinek feladata, hogy a munkavégzésükhöz szükséges ismereteket önképzés keretében is elsajátítsák.
IX.
Záró rendelkezések
1) Az Ügyrend az elfogadását követő napon lép hatályba.
2) Az Ügyrend hatálya kiterjed a közös hivatal minden dolgozójára és a közös hivatalt fenntartó önkormányzatok polgármestereire is.
3) A közös hivatal dolgozói kötelesek az Ügyrendet megismerni és munkájuk során alkalmazni.
4) Az Ügyrend karbantartásáról a jegyző gondoskodik.
Záradék:
A Zalaszentgyörgyi Közös Önkormányzati Hivatal Ügyrendjét
Zalaszentgyörgy Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 21/2013. (IV.29.) számú határozatával,
Babosdöbréte Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 24/2013. (IV.29.) számú határozatával jóváhagyta.
Böde Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 19/2013. (IV.29.) számú határozatával,
Hottó Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 20/2013. (IV.29.) számú határozatával,
Kávás Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 19/2013. (IV.29.) számú határozatával,
Zalaboldogfa Község Önkormányzat Képviselő-testülete a 19/2013. (IV.29.) számú határozatával,
Zalaszentgyörgy, 2013. április 29.
Kovács Dezső Kacor Tamás Ujj Tibor
polgármester polgármester polgármester
Zalaszentgyörgy község Babosdöbréte község Böde község
Önkormányzata Önkormányzata Önkormányzata
Vincze Ferenc Fekete Heribert László Luter Péter László Polgármester polgármester polgármester
Hottó község Önkormányzata Kávás község Önkormányzata Zalaboldogfa község
Önkormányzata
Gothárdné Baumgartner Anikó Takács Árpádné
aljegyző jegyző