Közbeszerzési szabályzat

Hottó Község Önkormányzata  közbeszerzési szabályzatát az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 98. §-ban, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm rendelet, közbeszerzésekről szóló 2011. évi CXXIX. Törvény (továbbiakban: Kbtv.) foglalt előírások, valamint a gazdálkodási ügyrendben foglaltak alapján a következők szerint határozom meg.

 

Az önkormányzatoknak fel kell készülniük a közbeszerzési eljárások lebonyolítására, ennek fontos garanciája a közbeszerzési szabályzat elkészítése.

A szabályzat általános jelleggel készíti elő a közbeszerzések rendjét.

 

 

Az ajánlatkérő köteles meghatározni a közbeszerzési eljárás

  • előkészítésének,
  • lefolytatásának,
  • belső ellenőrzésnek felelősségi rendjét,
  • a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét  és
  • az eljárás rendjét.

 

A szabályzat rendezi az ajánlatkérő tevékenységét, eligazítja az ajánlattevőket is, hiszen a szabályzat alapján pontos képet alkothatnak az adott önkormányzat közbeszerzéseinek működéséről.

 A szabályzat nyilvános abba bárki betekinthet.

 

 

 

Alapelvek

 

A szabályzatnak a következő alapelvekre kell épülnie:

-törvényesség,

-esélyegyenlőség,

-nyilvánosság,

-a verseny tisztasága.

 

 

 

 A szabályzat célja: hogy rögzítse a  Önkormányzatok és Körjegyzőség közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatokat, az eljárásba bevont személyek illetőleg szervezetek felelősségi körét és közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét.

 A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan - a közbeszerzés tárgyát képező - árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére, (továbbiakban: közbeszerzés) amelyek vonatkozásában a Kbtv. versenyeztetést ír elő, továbbá ha a közbeszerzési értékhatárok azt kötelezővé teszik és a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (továbbiakban: Kbtv.) Önkormányzatok és Körjegyzőség ajánlatkérő.

Az ajánlatkérő jogállása

 

Az ajánlatkérő valamennyi közbeszerzési eljárása során köteles betartani a Kbt. és a közbeszerzési szabályzat előírásait. A szabályzatban érdemes megjelölni az ajánlatkérő jogállásának jogszabályi alapját. A közbeszerzés alanyi hatálya alá tartozó szervezetekről a Kbt.  rendelkezik, amely kimondja, hogy a helyi önkormányzat és a helyi önkormányzati költségvetési szerv, mint ajánlatkérő a Kbt. Alanyi hatálya alá tartozik.

 

A szabályzat tárgyi hatálya

 

A  szabályzat  hatálya kiterjed minden olyan árubeszerzésre, építési beruházásra, építési koncesszióra, szolgáltatás megrendelésére és szolgáltatási koncesszióra, amelynek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a Kbt.-ben rögzített értékhatárt. Az érvényes értékhatárokat hasznos itt bemutatni.

 

 

a.) Árubeszerzés:

Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy a nélkül történő - megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is.

A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések vonatkozásában árubeszerzésnek minősül - az előzőeken túl - az ingatlan tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy a nélkül történő - megszerzése is az ajánlatkérő részéről.

 

b.) Építési beruházás:

Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről:

- A Kbtv. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt;

- Építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt;

- Az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése.

c.) Építési koncesszió:

Az olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt.

d.) Szolgáltatás megrendelése:

Az olyan - árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő –visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről.

e.) Szolgáltatási koncesszió:

A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések vonatkozásában olyan szolgáltatás megrendelés, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt.

 

 


A közbeszerzés értékének meghatározása és értelmezése

 

A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált - általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbtv. 11. §-ában megállapított  legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban becsült érték).

A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében vagy az egyszerűsített eljárás meghatározott eseteiben pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, illetőleg bizonyos esetekben a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni.

A nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések esetén a közbeszerzések megkezdésén az egyszerű közbeszerzési eljárást megindító ajánlattételi felhívás közzétételre való feladásának vagy az ajánlattevőknek való megküldésének időpontját kell érteni.

 

 A közbeszerzések értékhatárát a Kbtv. 10.§-a rögzíti.

Az értékhatárokat  azok összegét  az éves költségvetési törvény állapítja meg.

 

Az értékhatár folyamatos figyelemmel kiséréséért és a szabályzaton történő átvezetéséért gazdasági vezető felelős.

 Az értékhatárokat szervezeti szinten kell értelmezni. Ha a költségvetési szerv központból és tőle földrajzilag teljesen elkülönült szervezeti egységből áll, akkor is egy költségvetési szervként kell kezelni.

 

 A Kbtv. előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzést részekre bontani.

 

 A becsült érték kiszámítása során mindazon közbeszerzés tárgyának értékét egybe kell számítani, amelyek - beszerzésére egy költségvetési évben vagy tizenkét hónap alatt kerül sor, és

- beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá

- rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.

 

A közbeszerzési eljárás feltételei

 

Alapvető feltétele bármely közbeszerzés megindításának, hogy az önkormányzat rendelkezik a szerződés teljesítéséhez szükséges anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a szerződés időpontjában az anyagi fedezete rendelkezésre fog állni., illetve pl. pályázatot nyújtott be támogatás elnyerésére, azaz várhatóan a szükséges anyagi fedezet rendelkezésre fog állni.

A szabályzatban ennek általános formájaként a képviselő –testületi határozathoz. E képviselő- testületi határozat tartalmazza az anyagi fedezet összegéről és rendelkezésre állásának időbeli ütemezéséről szóló döntést.

 

A közbeszerzési igények tervezése

 

 A jóváhagyott költségvetési előirányzatok figyelembevételével a körjegyző

költségvetési év elején, április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről.

A közbeszerzési tervet polgármester jogosult jóváhagyni.

A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésekre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni, ha az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is.

A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért a körjegyző felelős.

 

A közbeszerzési tervet 5 évig  meg kell őrizni.

 

A közbeszerzési terv megőrzéséért a körjegyző felelős.

A közbeszerzési tervet meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére.

 

 A közbeszerzési tervben rögzíteni kell:

- a tervezett közbeszerzéseket,

- a közbeszerzés értékét (becsült érték),

- a pénzügyi forrásrendelkezésre állásának várható időpontját, megkülönböztetve a költségvetési támogatást, saját bevételt, vagy egyéb forrást,

- az egyes közbeszerzések megvalósítási határidejét,

- az egyes közbeszerzési eljárásokat lebonyolító szervezetet (saját,

külső),

 

 

Engedélyek

 

A közbeszerzési eljárás ( amennyiben nem tervpályázatról van szó) elindításához az is szükséges, hogy az önkormányzat rendelkezésére álljanak a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződéshez szükséges engedélyek( pl: építési engedély).

 

Az eljárás fajtájának kiválasztása

 

A szabályzat rögzítheti, hogy a Kbt. Rendelkezéseivel összhangban a közbeszerzés alapeljárása a nyílt eljárás. Más eljárásfajta csak akkor alkalmazható, ha annak a Kbt.-ben meghatározott feltételei teljes körűen és bizonyíthatóan fennállnak.

 

A részekre bontás tilalma

 

Hasznos, ha a szabályzat rögzíti , hogy tilos a Kbt. Megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során alkalmazni kell a Kbt.  szerinti egybeszámítási szabályt.

 A becsült érték kiszámítása során mindazon árubeszerzések vagy építési beruházások, vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek

  • beszerzésére egy költségvetési évben vagy tizenkét hónap alatt  és
  • beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá
  • rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.)
  •  

 

 

 

Közbeszerzési tanácsadó

 

2005. január 1-jétől a  a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő – kivéve a központosított közbeszerzés során ajánlatkérésre feljogosított szervezet – hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni. Ennek során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése során vagy az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárásba nem vonható be a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet, illetőleg az olyan személy vagy szervezet, aki, illetőleg amely

  1. az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll;
  2. az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja;
  3. az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik;
  4. az a)-c) pont szerinti személy hozzátartozója.

 

Nem kell alkalmazni a fentieket, ha az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt személlyel vagy szervezettel az a)-d) pont szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. A közbeszerzési eljárás előkészítésébe vagy más szakaszába bevont bármely személy vagy szervezet a közbeszerzési eljárásban nem lehet ajánlattevő vagy alvállalkozó.

A hivatalos közbeszerzési tanácsadó köteles szakértelmével elősegíteni a közbeszerzési eljárás e törvénynek és egyéb jogszabályoknak megfelelő lefolytatását. Az önkormányzat, mint ajánlatkérő köteles a hivatalos közbeszerzési tanácsadót bevonni különösen a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe és bevonhatja a bírálóbizottságba is. A hivatalos közbeszerzési tanácsadót a tevékenységéért megbízási díj illeti meg. A tanácsadó a tevékenysége körében okozott kár megtérítéséért a Ptk. szerint felel. Az eljárásba bevont hivatalos közbeszerzési tanácsadó az adott közbeszerzési eljárással kapcsolatban nem lehet sem békéltető, sem tanúsító.

A Kbt. szerint hivatalos közbeszerzési tanácsadó az, aki felsőfokú végzettséggel és legalább hároméves szakmai gyakorlattal, továbbá legalább hároméves – külön jogszabály szerint – igazolt közbeszerzési gyakorlattal, vagy akkreditált közbeszerzési tanácsadói szakképesítéssel és legalább kétéves igazolt közbeszerzési gyakorlattal rendelkezik, valamint szerepel a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadói névjegyzékben.

A hivatalos közbeszerzési tanácsadói névjegyzékbe felvehető az a szervezet is, amelynek a tevékenységében személyesen közreműködő tagjai, illetőleg a szervezettel kötött tartós polgári jogi szerződés alapján a szervezet javára tevékenykedők között legalább egy olyan személy van, aki megfelel a fenti feltételeknek.

A hivatalos közbeszerzési tanácsadói névjegyzékbe történő felvétel feltétele az is, hogy a személy vagy a szervezet rendelkezzen felelősségbiztosítással. Az egyéb feltételek fennállta esetén ügyvédi vagy jogtanácsos is folytathat hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenységet.

 

Hatáskörök, feladatok

 

Igen lényeges része a szabályzatnak a közbeszerzési eljárásban ajánlatkérői oldalon közreműködő személyek és szervek hatáskörének, feladatainak pontos leírása. Ez az önkormányzat, mint szervezet működése szempontjából is fontos, különös tekintettel a felelősség kérdésére.

 


A közbeszerzést igénylő szervezeti egység vezetőjének feladatai

 

A közbeszerzési eljárást árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése és szolgáltatási koncesszió egészére, vagy részeire lehet meghirdetni. A szabályzatban érdemes kitérni arra, hogy milyen feladatai vannak a közbeszerzés megkezdésekor a közbeszerzést igénylő szervezeti egység vezetőjének. Az intézkedési kötelezettség az alábbiakra terjedhet ki:

 

  • a közbeszerzési referens (témafelelős) kijelölése;
  • javaslattétel a polgármester felé közbeszerzési szakértő, egyéb szakértő megbízására, amely részletesen tartalmazza a szakértők adott eljárásban ellátandó feladatait;
  • aláírt megbízási szerződéssel a közbeszerzési szakértő, egyéb szakértő bevonása az eljárásba;
  • az ellenőrzést végző személy kijelölése (aki a közbeszerzési referens, a közbeszerzési szakértő és más szakértő által elkészített közbeszerzési anyagokat tartalmilag és formailag leellenőrzi);
  • meghívásos, vagy tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek kijelölése;
  • az értékelés szempontjának meghatározása (legalacsonyabb ellenszolgáltatás, vagy összességében legelőnyösebb ajánlat).

 

Közbeszerzési referens

 

 

 

A közbeszerzési referens felelős:

  • az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok rendelkezésre állásáért;
  • az ajánlati/részvételi felhívás és az ajánlati dokumentáció időben történő rendelkezésre állásáért, a bíráló bizottsággal történő leegyeztetéséért, az ellenőrzést végző személy általi ellenőrzéséért, véglegesítéséért;
  • a Közbeszerzési Döntőbizottság Kbt. szerinti tájékoztatásáért (a részére a szükséges iratok megküldéséért);
  • a részvételi (ajánlati) felhívás hirdetményben történő megjelentetéséért, a pályázati dokumentáció megfelelő példányszámban való rendelkezésre állásáért;
  • a közbeszerzési technika lebonyolításáért és a külső kapcsolattartásért (ajánlattevők, közbeszerzési szakértő, Közbeszerzési Értesítő Szerkesztősége).

 

A végrehajtás (közbeszerzés lefolytatása) időszakában a közbeszerzési referens felelős:

  • az ajánlatok (részvételi jelentkezések) érkeztetéséért és őrzéséért;
  • az ajánlatok (részvételi jelentkezések) bontásának megszervezéséért
  • a helyszíni szemle és konzultáció bonyolításáért;
  • az ajánlatok értékelésével, az eredményhirdetéssel, a szerződéskötéssel és az eljárás lezárásával összefüggő adminisztrációs jellegű feladatok (idetartozik a bíráló bizottság ülésének megszervezése, nyertes személyének jóváhagyatása, eredményhirdetés szervezése és bonyolítása, külső levelezések) bonyolításáért, az eljárás dokumentumainak rendszerezett formában történő tárolásáért;
  • a megkötött szerződések teljesítésének figyelemmel kíséréséért a teljesítésig.

 


Ellenőr

 

 A közbeszerzést ellenőrző személy látja el a közbeszerzési referens és a külsős szakértők által elkészített valamennyi közbeszerzési anyag tartalmi és formai ellenőrzését.

 

 

 A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése a körjegyző  hatáskörébe tartozik.

Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, és azok érvényesítésére az elbírálás során.

 A felügyeleti ellenőrzések keretében kiemelt figyelmet kell fordítani a közbeszerzésekre, illetőleg a közbeszerzési eljárásokra.

Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, arról polgármester, körjegyző,  köteles a képviselő testületet haladéktalanul tájékoztatni.

 

Bíráló bizottság

 

A bíráló bizottság az ajánlatkérő Vagyonnyilatkozat-kezelő  Bizottsága. A bíráló bizottság elnöke a Vagyonnyilatkozat-kezelő Bizttság elnöke. A bíráló bizottság munkájába a közbeszerzési szakértőn kívül más, külső szakértő is bevonható. A bíráló bizottság határozatait szavazás útján hozza meg. Minden tagnak egy szavazata van. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

A szabályzat a bíráló bizottság feladatkörével kapcsolatban megállapíthatja, hogy a bizottság – szükség esetén konzultálva a közbeszerzési szakértővel vagy más, külsős szakértővel – meghatározza az adott közbeszerzés tekintetében

 

  • az értékelési elveket,
  • a bírálati részszempontokat,
  • a súlyszámokat,
  • az adható pontokat,
  • az értékelés módszerét.

 

Konzultáció esetén a bizottság felelőssége megosztott a konzultációba bevont személlyel. A kétfordulós eljárásban javaslatot tesz az alkalmasnak, illetve alkalmatlannak ítélt, részvételre jelentkező személyére, a minősítésre vonatkozó döntést megindokolja.

A tárgyalásos eljárást – külső megbízott, illetve a polgármester részvételével – a bíráló bizottság bonyolítja le. Megvizsgálja és minősíti az ajánlattevők pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmasságát, a hirdetményben meghatározott szempontok alapján értékeli a benyújtott ajánlatokat. A bizottság indokolt esetben határozatban dönt az ajánlattevők/részvételre jelentkezők szerződés teljesítésére való alakalmatlanságának megállapításáról és az ajánlattevő/részvételre jelentkező kizárásáról, s indokolt javaslatot tesz az eljárás nyertesére.

 

 

 

A közbeszerzési eljárás során szervezetünk  nevében eljáró személy, szervezet kiválasztásáról (felkéréséről) a képviselő-testület dönt.

Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a képviselő testület  a közbeszerzés lebonyolítására külső szervezetet kérhet fel, vagy ideiglenes szervezetet hozhat létre.

 

Szervezetünk az ajánlatok elbírálására legalább 3 tagú  bíráló bizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a szervezetünk nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó képviselő testület részére.

A bíráló bizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

A bíráló bizottság tagjaira polgármester  tesz  javaslatot a képviselő testület  felé, aki dönt a bizottsági tagok személyéről.

 

Az ajánlatok elbírálására, véleményezésére létrehozott bizottság tagjait úgy kell kijelölni, hogy legalább 1-1 tag a megfelelő jogi, az ajánlattevők - közbeszerzés tárgya szerinti - gazdasági-pénzügyi, illetve műszaki alkalmasságának a megítélésére vonatkozóan megfelelő szakértelemmel rendelkezzék.

 

 A hivatalos közbeszerzési tanácsadó bírálóbizottság munkájába történő bevonásról  képviselő testület  dönt.

 

 Szervezetünknél a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára képviselő testület jogosult.

 

 A közbeszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök.

 

 A szervezet közbeszerzési tevékenységének irányításáért polgármester felelős.

Feladata különösen:

- felügyeli a közbeszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a közbeszerzési eljárásban bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét,

- azonnal köteles kivizsgálni, minden közbeszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja,

- jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a közbeszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja,

- rendelkezik a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztására, s azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzíti, stb.

 

 A szervezet közbeszerzési feladatainak előkészítése, szervezése és megvalósítása körjegyző feladata és hatásköre.

 

Ezen belül feladata különösen:

- a hirdetmény, a dokumentáció előkészítése és jóváhagyása, intézkedés a közzétételről,

- az állandó és az adott közbeszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, jogi követelményeinek meghatározása,

- a közbeszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek vagy gazdálkodó szervezetek, kiválasztása, azokra javaslattétel,

- folyamatosan vizsgálja, hogy a közbeszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e,

- rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás, arányát és összhangját,

- gondoskodik a közbeszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról,

- azonnal tájékoztatja a szervezet vezetőjét, ha feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot vagy szervezetünk működési köre vonatkozásában célszerűtlenséget tapasztal és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezi, stb.,

- a jelen szabályzatban és a Kbtv.-ben meghatározott egyéb feladatok végrehajtása.

 

Közbeszerzési szakértő

 

A közbeszerzési szakértő az önkormányzatnál a közbeszerzés kulcsfigurája, aki közösségi értékhatár alatti eljárás esetében azonos a referenssel. A közbeszerzési szakértő felelős az alábbiakért:

  • a közbeszerzési eljárás indításához szükséges feltételek meglétének ellenőrzése, a hiányosság jelzése;
  • az eljárást indító hirdetmény, illetve kétfordulós eljárás esetén az ajánlati felhívás tervezetének elkészítése;
  • a dokumentáció jogi jellegű részeinek elkészítése, a műszaki leírást készítővel történő egyeztetése;
  • az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat mintájának elkészítése (amennyiben azt a szabályzat nem tartalmazza);
  • az átvételi elismervény mintájának elkészítése;
  • az adott közbeszerzési eljárás forgatókönyvének elkészítése;
  • szükség esetén részvétel a helyszíni bejáráson/konzultáción;
  • az ajánlattevők/részvételre jelentkezők által feltett jogi jellegű kérdésekre válaszadás, az egyéb kérdésekre adott válaszok ellenőrzése a Kbt. előírásainak történő megfelelés szempontjából;
  • részvétel a nyilvános bontási eljáráson, szükség esetén tanácsadás a felmerült jogi jellegű kérdésekben;
  • felkérés alapján részvétel a bíráló bizottság munkájában, tanácsadás az alkalmatlanság, érvénytelenség, kizárás vonatkozásában meghozandó döntéshez;
  • hiánypótló, illetve felvilágosítást kérő levelek tartalmának meghatározása, elkészítése;
  • jegyzőkönyv készítése a bontásról (diktafon, magnófelvétel vagy jegyzőkönyvvezető által készített anyag alapján);
  • az ajánlatok/részvételi jelentkezések értékeléséről készített jegyzőkönyv átvizsgálása a Kbt. előírásainak való megfelelés szempontjából;
  • részvétel a nyilvános eredményhirdetésen, szükség esetén tanácsadás a felmerült jogi jellegű kérdésekben;
  • jegyzőkönyv készítése az eredményhirdetésről (diktafon, magnófelvétel vagy jegyzőkönyvvezető által készített anyag alapján);
  • a bíráló bizottság jegyzőkönyve alapján az összegzés elkészítése;
  • az eljárás eredményéről szóló tájékoztató elkészítése;
  • a közbeszerzési referens által szolgáltatott adatok alapján az előzetes összesített tájékoztató, az éves összegzés és a tájékoztató szerinti szerződéskötésekről szóló hirdetmények elkészítése;
  • részvétel a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti eljárásokban;
  • felkérés alapján a közbeszerzési eljárások során mások által készített anyagok véleményezése abból a szempontból, hogy azok megfelelnek-e a Kbt. előírásainak.

 

A közbeszerzési eljárások rendje

 

 

 

A nyílt eljárás ajánlati felhívással indul, amelyet az ajánlatkérő hirdetmény útján köteles közzétenni. A nyílt eljárás egyebekben egy szakaszos vagy két szakaszos lehet.

 

A meghívásos eljárásnál legalább 3 ajánlattevőt kell bevonni és minden körülmények között biztosítania kell a valódi versenyt. Ha az ajánlatkérő nem határozott meg keretszámot, az összes alkalmas jelentkezőt köteles ajánlattételre felhívni. Az ajánlattételre felhívott jelentkezők közösen nem tehetnek ajánlatot.

 

A tárgyalásos eljárásnál a tárgyalásos eljárás hirdetmény közzététele nélkül indul.

 

 

 

Az egyszerű közbeszerzési eljárásnál  az önkormányzatnál a Vagyonnyilatkozat-kezelő Bizottság dönt arról, hogy az ajánlattételi felhívást a Közbeszerzési Értesítőben közzé kell-e tenni abban az esetben is, ha a közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor nem éri el a mindenkori nemzeti értékhatárok felét, ha eléri a nemzeti értékhatár felét, a közzététel kötelező.

 

Ajánlati dokumentáció

 

Az ajánlati dokumentáció célja, hogy az ajánlattevők számára megadjon minden olyan információt, amely alapján az ajánlatukat megtehetik, valamint rögzítse mindazon követelményeket, amelyeket az ajánlatoknak ki kell elégíteniük. Az ajánlati dokumentációt úgy kell összeállítani, hogy a felhasználásával elkészült ajánlatok összehasonlíthatók és ez által értékelhetők legyenek. A szabályzat rögzítheti, hogy az ajánlati dokumentációt ellenérték fejében, vagy a nélkül lehet az ajánlattevők rendelkezésére bocsátani. Megjelölheti azt is, hogy a dokumentáció ellenértéke az annak előállításával és kezelésével kapcsolatos költségeket tartalmazhatja.

 

            Az ajánlati dokumentáció részei:

  • ajánlati felhívás és általános rendelkezések az ajánlattétel feltételeiről,
  • egyéb dokumentumok:
  • műszaki dokumentáció,
  • részletes szerződési feltételeket tartalmazó dokumentum,
  • egyebek, pl. felolvasólap – minta, ajánlattevői nyilatkozat – minta stb.

 

Műszaki dokumentáció

 

Az ajánlati felhívásban vagy az ajánlati dokumentáció részeként a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes műszaki leírást kell adni. A műszaki leírásnak tartalmaznia kell a beszerzés tárgyával kapcsolatos műszaki és minőségi követelményeket a megfelelőségek tanúsítását és ellenőrzését, a megkövetelt feladatokat és a munkaterjedelmet.

A műszaki leírás megfelelő elkészítése komoly szakértelmet igénylő munka, ezért  annak elkészítésével a közbeszerzés tárgyához igazodó szakképzettséggel rendelkező belső vagy külső munkatársat kell megbízni.

 

A műszaki leírást csak jogszabályba foglalt, vagy jogszabály által kiadott műszaki előírásra, illetve nemzeti szabványra hivatkozással lehet meghatározni. Ettől csak akkor lehet eltérni, ha a műszaki előírások, nemzeti szabványok:

  • nem állnak rendelkezésre;
  • nem tartalmaznak olyan leírást, ami biztosítaná a beszerzés tárgyának megfelelőségét;
  • alkalmazása a korábbi beszerzésekhez nem illeszkedő beszerzést eredményezne, illetve műszaki nehézségeket vagy aránytalan többletköltséget okozna;
  • alkalmazása nem teszi lehetővé a kifejezetten fejlesztésre irányuló beszerzést.

 

Ebben az esetben indokolni kell az ajánlati felhívásban az eltérés alkalmazásának indokát.

 

A  fentiek alapján a műszaki leírás lehet:

  •  terv (tanulmányterv, engedélyezési terv, műszaki terv, kiviteli terv);
  •  a beszerzés tárgyához szervesen kapcsolódó dokumentáció (jelentések, beszámolók, tanulmányok stb.);
  •  műszaki leírás. (Ebben az esetben minden olyan tényt, információt és elvárt eredményt meg kell határozni, amely az ajánlatkérő igényének megfelelő szolgáltatás nyújtásához szükséges.)

 

A  műszaki dokumentáció kiegészítendő a beszerzéshez kapcsolódó egyéb, rendelkezésre álló dokumentummal is (pl. építési beruházás esetén a különféle engedélyek, szakhatósági hozzájárulások stb.).

 

 

Az eljárás megindítása

 

Részvételi (ajánlati) felhívás közzétételével indul a közbeszerzési eljárás, kivétel a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás. Hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattevőket egyidejűleg, közvetlen úton, írásos formában kell felkérni ajánlattételre.

 

 A közzététel alatt a Közbeszerzési Értesítőben, illetve közösségi értékhatár alatt az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételt kell érteni, ami már elektronikus úton is történhet.

 

A hirdetmény közzététele

 

A közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény lehet:

  • ajánlati felhívás (nyílt eljárás),
  • részvételi felhívás (meghívásos és tárgyalásos eljárás).

 

A  hirdetmény közzétételének feltétele, hogy

  •  megfelelő módon előkészített ajánlati (részvételi) felhívás és dokumentáció szükséges,
  • kérjenek fel külső szakértőket,
  • banki igazolás legyen a közzétételi díj igazolásáról,
  • rögzített legyen a belső felelősségi rend.

 

A hirdetményt a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségéhez levélben kell eljuttatni 2 példányban. A levélben – a hirdetményen kívül – csatolni kell a közzétételi díj átutalásáról szóló banki igazolás másolati példányát.

Amennyiben a beküldött anyaggal kapcsolatban a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztősége részéről észrevétel merül fel, a javított felhívást faxon ismételten meg kell küldeni. A javított szöveget a fax-szal egyidejűleg levélben is el kell juttatni a Szerkesztőség részére (szükség esetén – a terjedelem módosulása függvényében – a kiegészítő közzétételi díj átutalásáról szóló bizonylat kíséretében).

 

 

A hirdetmény módosítása

 

A részvételi szakaszra vonatkozó dokumentációt és a részvételi felhívásnak a részvételi szakaszra vonatkozó részeit, valamint a beszerzés tárgyát és mennyiségét a részvételi határidő lejártáig, annak egyéb elemeit pedig az ajánlattételi határidő lejártáig lehet módosítani.

Az ajánlati felhívásban meghatározott feltételeket az ajánlattételi határidő lejártáig lehet módosítani.

A módosított feltételekről új hirdetményt kell közzétenni, amelyben új részvételi (ajánlattételi) határidőt kell megállapítani.

A határidő azonban ebben az esetben sem lehet rövidebb a Kbt.-ben előírtnál, és a módosított hirdetmény megjelenésével újból kezdődik.

A részvételi (ajánlattételi) határidőt indokolt esetben – az indokok közlése mellett – összesen egy ízben lehet meghosszabbítani az eredeti határidő lejárta előtt, és ezt hirdetményben kell közzétenni. A részvételi (ajánlattételi) határidőt nem lehet rövidíteni.

 

A hirdetmény visszavonása

 

A részvételi (ajánlati) felhívást az eredeti határidő lejártáig lehet visszavonni hirdetményben. A módosításra, határidő hosszabbításra, vagy a visszavonásra vonatkozó hirdetményt a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétenni.

 

 

 

 

Az ajánlat módosítása, visszavonása

 

Az ajánlattevő a már benyújtott ajánlatát módosíthatja, vagy visszavonhatja. A módosításnak, vagy visszavonásnak az ajánlattételi határidő előtt meg kell érkeznie az ajánlatkérőhöz, ellenkező esetben az ajánlatot úgy kell figyelembe venni, mintha a módosítás, vagy visszavonás meg sem történt volna.

A módosítás, vagy visszavonás elkészítésére, lezárására, jelölésére, elküldésére az ajánlat benyújtására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

 Az ajánlattevő az ajánlati kötöttség időtartama alatt az ajánlatát nem módosíthatja. Abban az esetben, ha ajánlatát az ajánlattevő az eredményhirdetést követően visszavonja, az ajánlatkérő a második legkedvezőbb ajánlatot tevővel köti meg a szerződést, ha ezt az ajánlati felhívásban így írta elő.

 

Helyszíni szemle, konzultáció

 

Az ajánlatkérőnek a szabályzat megadhatja a lehetőséget arra, hogy az ajánlati felhívással és tájékoztatóval kapcsolatos írásbeli kérdések és az arra adott válaszok mellett konzultációs lehetőséget biztosítson a dokumentációt átvevő ajánlattevők részére, amennyiben ezt az ajánlati felhívásban jelezte.

Célszerűnek és szükségesnek látszik különösen építési beruházások esetén a beszerzés helyszínének alapos megismerése (a terepviszonyok, körülmények jobb megismerése, a szükséges adatok felvétele, a mérések elvégzése).

 

 

A  helyszíni szemléről, a konzultációról az ajánlatkérő jegyzőkönyvet készít, amelyet valamennyi ajánlattevő részére megküld – függetlenül attól, hogy az a helyszíni szemlén, illetve a konzultáción részt vett-e , vagy sem – a szemle illetve a konzultáció időpontjától számított 5 napon belül.

 

A jegyzőkönyv tartalmazza:

  • a beszerzés megnevezését;
  • a konzultáció (helyszíni szemle) helyét és idejét;
  • a jelenlévőket (jelenléti ív, név, beosztás és szervezet megjelölésével);
  • egyéb kérdéseket.

 

Az ajánlatkérő a helyszínen feltett kérdésekre szóban nem, csak utólag írásban válaszol, amennyiben a feltett kérdéseket az ajánlattevők írásban is eljuttatják az ajánlatkérőhöz, erre a szabályzatban lehet külön kitérni. A helyszíni szemléről és a konzultációról készült jegyzőkönyv nem módosíthatja, csak értelmezheti, illetve kiegészítheti az ajánlati felhívásban és a dokumentációban leírtakat.

 

Az ajánlatok átvétele

 

Postai úton, személyesen vagy meghatalmazott útján kell az ajánlatokat eljuttatni az ajánlatkérő címére.

A  személyes kézbesítés esetén az átvétel átvételi elismervénnyel történik. Az átvételi elismervényt csatolni kell a beérkezett ajánlathoz.

 

A  nem ép csomagolású, vagy a nem zárt ajánlatot érvénytelenné kell nyilvánítani, mert az nem felel meg a Kbt. és az ajánlati felhívás feltételeinek.

Az ajánlattételi határidő után érkezett ajánlat érvénytelen.

 Az ajánlatkérőnek kell gondoskodnia a beérkezett ajánlatok bontási határidőig történő biztonságos, zárt tárolásáról.

 

Az ajánlatok felbontása

 

Az ajánlattételi határidő lejárta időpontjában történik az ajánlatok felbontása, mely mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlatot fel nem bontották. Az ajánlatok felbontásánál jelen lehet az ajánlatkérő, az ajánlattevők, valamint az általuk meghívott személyek, továbbá – a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében – a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői, illetőleg személyek.

 

Az ajánlatok felbontásakor ismertetni kell az ajánlattevők nevét, címét (székhelyét, lakóhelyét) valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyeket a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelnek.

Amennyiben a bontáskor biztonsággal megállapíthatók, az érvénytelen ajánlatot tevők, úgy őket is meg kell nevezni (pl. elkésett ajánlat).

Ezt követően történik az ajánlatok érdemi bírálata, így a formai és tartalmi kellékek vizsgálata is.

 

A szabályzat megállapíthatja, hogy a bontásról felvett jegyzőkönyv tartalmazza:

  • az ajánlatkérő nevét és címét, a közbeszerzés megnevezését;
  • a bontás helyét és idejét;
  • az ajánlati (részvételi) felhívás közzétételének helyét és időpontját;
  • a bontáson résztvevők nevét és minőségét;
  • a beérkezett ajánlatok számát, utalva a beérkezés időpontjára (van-e késve benyújtott ajánlat);
  • az ajánlati adatlapon (felolvasólap) szereplő adatokat.

 

A  jegyzőkönyvet az ajánlatkérő valamennyi ajánlattevő részére a felbontástól számított 5 munkanapon belül köteles megküldeni.

 

Az ajánlatok értékelése

 

A bíráló bizottság végzi az ajánlatok értékelését a pontszámok kiosztásával, a Kbt. idevonatkozó szabályainak maximális betartásával. Az értékelésbe külső szakértők is bevonhatók a bíráló bizottság elnöke által.

Az értékelés első szakaszában formai szempontból kell megvizsgálni az ajánlatokat, majd az érvényes ajánlatokat érdemben is értékelni kell. A kizárásról, az alkalmatlan ajánlattevőkről, az érvénytelen ajánlatokról a döntést követő 5 munkanapon belül írásban kell az érintett ajánlattevőket értesíteni.

 

Az értékelés befejeztével a bíráló bizottság indokolt javaslatot tesz az ajánlatkérő felé, melyben az eljárás eredményessége esetén megnevezi a nyertes ajánlattevő személyét, illetve az eljárás eredménytelenségére tesz javaslatot.

Az ajánlati felhívásban meghatározott határidőn belül kell az értékelést elvégezni, és az eredményt kihirdetni. Az eredményhirdetés időpontját az ajánlatkérő – indokolt esetben – egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal elhalaszthatja. A halasztásról és annak indokáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül és írásban egyaránt tájékoztatni kell.

 

A nyilvánvaló számszaki hiba esetén a javítást a bíráló bizottságnak kell elvégeznie és arról az összes ajánlattevőt haladéktalanul tájékoztatnia kell. A számítási hibát csak az elbírálási időszakban lehet kijavítani.

Az ajánlatkérő írásban kérhet felvilágosítást az elbírálás során – a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett – az ajánlattevőtől az ajánlattal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, vagy a kirívóan alacsony ellenszolgáltatás esetén.

 

Amennyiben az elbírálás eredményeként kettő, vagy több ajánlattevő is azonos pontszámmal végzett, a sorrendet az alacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján, illetve a legmagasabb súlyszámú pontozási részszempont szerint kell eldönteni.

A bíráló bizottság jegyzőkönyvet vesz fel, melyhez az elbírálásról készült táblázatot is csatolja. A jegyzőkönyvben a bíráló bizottság javaslatot tesz a nyertes személyére az eljárás eredményessége esetén.

 

A döntést a képviselő-testület hozza meg. A döntésnek meg kell előznie az eredmény kihirdetését. A képviselő-testületnek olyan időpontban kell összeülnie és döntenie, amely lehetővé teszi az ajánlati felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpont betartását.

 

Eredményhirdetés

 

Az eljárás eredményét az ajánlati felhívásban közzétett helyen és időpontban kell kihirdetni. Az eredményhirdetésen az ajánlattevőkön kívül az ajánlatkérő által meghívott, külön jogszabályban meghatározott szervek és személyek vehetnek részt.

Az eredményhirdetéskor az ajánlatkérő köteles írásos összegzést az ajánlattevők részére nyilvánosan ismertetni, a jelen lévő ajánlattevőknek odaadni, az eredményhirdetést követő 5 munkanapon belül pedig írásban valamennyi ajánlattevő részére megküldeni.

 

 Az ajánlatkérő az eljárás eredményéről a Kbt.  melléklete szerinti tájékoztatót köteles elkészíteni és azt a kihirdetéstől számított 5 munkanapon belül a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségnek megküldeni közzététel céljából.

 

A szerződés megkötése

 

Az szerződéskötéssel kapcsolatban a szabályzat rögzítheti, hogy a szerződést a nyertesnek nyilvánított egy ajánlattevővel, vagy az eljárás eredményének kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevő személlyel kell megkötni az ajánlati felhívás, a dokumentáció és az ajánlat tartalmának megfelelően, az eredményhirdetés napjától számított nyolcadik napnál nem korábbi és a harmincadik napnál (építési beruházás esetén a hatvanadik) napnál nem későbbi időpontban.

A szerződéskötés időpontját az ajánlati felhívás pontosan tartalmazza. Ha az ajánlatkérő lehetővé tette a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, a részek tekintetében nyertesekkel külön – külön kell szerződést kötni.

 

Az ajánlatkérő csak abban az esetben mentesül a szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően – általa előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés megkötésére, vagy teljesítésére nem képes.

 

A szerződést a szerződéskötő ajánlattevőnek kell teljesítenie. A teljesítésben csak a szerződésben felsorolt személyek (alvállalkozók) vehetnek részt. Kivételt képez ez alól, ha emiatt a szerződéskötést követően – a felek által előre nem látható okból – beállott körülményre tekintettel a szerződés, vagy annak egy része nem volna teljesíthető és az ajánlatkérő, mint szerződést kötő fél a más megjelölt szervezet közreműködéséhez hozzájárul.

 

A szerződő felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek az ajánlati felhívás és dokumentáció feltételeit, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részeit, ha a szerződéskötést követően beállott körülmények folytán a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Záró rendelkezések

 

Ez a szabályzat 2012. január 01. napján lép hatályba.

 

A Körjegyző feladata, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintettek megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven aláírásukkal igazolják  a hatálybalépés napjával egyidejűleg.

 

Hottó,  2012. március 30.

 

 

 

 

 

 

………………………………………                       ………………………………….

Vincze Ferenc                                                   Gothárdné Baumgartner Anikó

Hottó Község Polgármestere                                                  körjegyző